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| Les technologies de l'information et les Règles des Cours fédérales | ||||
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Les technologies de l’information et les Règles des Cours fédérales Contexte Le sous-comité sur les technologies a entrepris d’identifier les obstacles dans les Règles des Cours fédérales qui freinent l’utilisation des technologies de l’information et souhaiterait proposer des changements qui n’auraient pas d’incidence sur les Règles quant au fond. Il s’agit essentiellement de réviser les Règles et non d’introduire de nouvelles technologies. Ce document de travail expose sommairement certaines révisions qui pourraient être apportées aux Règles afin de faciliter le recours aux technologies de l’information. Question no 1—Définitions Une façon de moderniser les Règles afin de faciliter le recours aux technologies de l’information consiste à mettre à jour les définitions pour inclure les notions de transmission électronique des données et de dossiers électroniques alors que les Règles font actuellement état de moyens plus traditionnels de communiquer et de conserver l’information. a) « adresse aux fins de signification » La définition actuelle d’« adresse aux fins de signification » est muette sur les communications électroniques. On pourrait ajouter un troisième alinéa suivant à la définition actuelle : c) « adresse aux fins de signification » Comprend une adresse permettant de recevoir des communications électroniques.
b) « cahiers et dossiers »
Il n’existe actuellement pas de définition de « cahiers et dossiers » dans les Règles. Dans le cas où il est permis de conserver les cahiers et dossiers sous forme électronique, les Règles pourraient être modifiées pour tenir compte de cette possibilité, ce qui pourrait se faire en ajoutant la définition suivante de « cahiers et dossiers » : « cahiers et dossiers » Comprend les cahiers et dossiers sous forme électronique. < Cette définition serait pertinente pour les règles 12 et 21. La règle 12 oblige les greffiers à être présents aux séances de la Cour pour b) enregistrer les événements importants de la séance et c) avoir la garde et la responsabilité de tous les cahiers et dossiers de la Cour utilisés au cours de la séance. La règle 21 oblige l’administrateur à tenir tous les cahiers et dossiers nécessaires à l’enregistrement des procédures de la Cour.c) « dossier de la Cour » Selon la définition actuelle, « dossier de la Cour » s’entend du « dossier tenu conformément aux règles 23 ou 24 ». Pour préciser que le dossier de la Cour peut comprendre des documents électroniques, la définition pourrait être modifiée comme suit : « dossier de la Cour » Dossier tenu conformément aux règles 23 ou 24 et pouvant contenir des documents électroniques. [Non souligné dans l’original.] d) « document » Le terme « document » est actuellement défini à la règle 222(1), mais ne s’applique qu’aux règles 222 à 232 et 295, portant sur la communication de documents. Selon cette définition, est assimilée à un document « toute information enregistrée ou mise en mémoire sur un support, y compris un enregistrement sonore, un enregistrement vidéo, un film, une photographie, un diagramme, un graphique, une carte, un plan, un relevé, un registre comptable et une disquette. » Toutefois, le terme « document » apparaît aussi ailleurs dans plusieurs parties des Règles, comme dans les règles 21 à 26 concernant les dossiers de la Cour. L’utilisation plus répandue de documents électroniques dans les instances pourrait obliger à préciser que les documents visés dans les autres règles peuvent aussi comprendre les documents électroniques. Selon la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la LPRPDE), un « document électronique » s’entend d’un « [e]nsemble de données enregistrées ou mises en mémoire sur quelque support que ce soit par un système informatique ou un dispositif semblable et qui peuvent être lues ou perçues par une personne ou par un tel système ou dispositif. Sont également visés tout affichage et toute sortie imprimée ou autre de ces données ». Par conséquent, la définition qui se retrouve à la règle 222(1) pourrait être déplacée à l’article définitoire et remplacée par une définition qui s’inspire de celle de la LPRPDE. De plus, les Règles sont actuellement muettes en ce qui concerne les copies des documents. Cependant, si le terme « document » fait l’objet d’une révision pour ajouter les dossiers électroniques, il ne sera peut-être pas nécessaire de préciser qu’une « copie » pourrait être sous forme électronique et, par conséquent, de modifier cette définition. e) « formule » Le terme « formule » n’est pas défini actuellement dans les Règles. On pourrait ajouter la définition suivante et préciser qu’une « formule » s’entend d’un document électronique : « formule » Comprend les documents conservés sous forme électronique. f) « greffe » On a retiré la définition de « greffe » des Règles en 2004. Toutefois, avant que le dépôt électronique soit autorisé, les heures de service du greffe indiquées à la règle 15 avaient pour effet de déterminer les heures de la journée durant lesquelles des documents pouvaient être déposés. Or, là où le dépôt électronique est autorisé, ces heures ne sont plus celles des heures de service du greffe. Il pourrait donc être utile de préciser que les heures de service du « greffe » sont celles du bureau du greffe et ne correspondent pas nécessairement aux heures durant lesquelles des documents peuvent être déposés. On pourrait réintroduire la définition suivante : « greffe » Local dans lequel le greffier s’acquitte de ses fonctions. g) « Signification » Le terme « signification » n’est pas défini dans les Règles à l’heure actuelle, mais la signification électronique est mentionnée à la partie I de la directive ci-jointe Signification légale électronique et Dépôt électronique à la Cour fédérale (directive sur la signification et le dépôt électronique), datée du 21 juillet 2009. L’accessibilité de la signification électronique pourrait faire l’objet d’une mention dans l’article définitoire, en définissant « signification » de la manière suivante : « signification » comprend, là où elle est prévue, la signification électronique. Point de discussion—Les définitions qui précèdent devraient-elles être ajoutées ou modifiées suivant ce qui a été proposé, ou autrement? Y a-t-il d’autres changements qui pourraient être apportés aux définitions et qui pourraient être utiles pour éliminer les obstacles à l’utilisation des technologies de l’information? h) « signer », « signé » et « signature » Il n’y a pas actuellement de définition de « signature » dans les Règles. La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la LPRPDE) définit ainsi la « signature électronique » : « Signature constituée d’une ou de plusieurs lettres, ou d’un ou de plusieurs caractères, nombres ou autres symboles sous forme numérique incorporée, jointe ou associée à un document électronique ». La LPRPDE définit aussi la « signature électronique sécurisée » de la façon suivante : « Signature électronique qui résulte de l’application de toute technologie ou de tout procédé prévu par règlement pris en vertu du paragraphe 48(1) » par le gouverneur en conseil sur recommandation du Conseil du Trésor. On pourrait ajouter dans les Règles une définition de signature électronique sécurisée qui renvoie aux dispositions applicables de la LPRPDE et y faire référence lorsqu’une telle signature est appropriée. Le terme « signer » pourrait être défini dans les Règles comme suit : « signer » Comprend, dans les cas prévus, signer au moyen d’une signature électronique. Le terme « signature » pourrait être défini comme suit :« signature » Comprend, dans les cas prévus, la signature électronique. Cette définition serait pertinente dans les cas des règles qui renvoient à la signature de documents. À titre d’exemples, la règle 52.2 exige qu’un expert signe un affidavit ou une déclaration; la règle 66 exige que les documents établis en vue d’être utilisés dans une instance soient signés par l’avocat ou la partie qui les dépose; la règle 123 établit une présomption voulant que l’avocat qui a signé un document déposé par une partie soit l’avocat inscrit au dossier; la règle 389 traite de la signature d’un avis de règlement; la règle 392 prévoit qu’une affaire est tranchée lors de la signature d’une ordonnance. Question no 2 – Signification électronique La signification électronique n’est actuellement pas permise pour les documents qui doivent être signifiés à personne, tels que les actes introductifs d’instance. La partie I de la directive sur la signification et le dépôt électroniques mentionne que « [p]our la phase pilote de la signification électronique, la signification à personne continuera conformément aux dispositions des Règles des Cours fédérale. » Cependant, diverses règles traitent de la signification dans des circonstances où la signification à personne n’est pas obligatoire. Lorsque c’est le cas, la partie I de la directive sur la signification et le dépôt électroniques prévoit la manière par laquelle les documents peuvent être signifiés électroniquement. La règle 138 prévoit ce qui suit : « Sauf disposition contraire des présentes règles, les documents autres que l’acte introductif d’instance, n’ont pas à être signifiés à personne ». Pour clarifier la possibilité d’employer la signification électronique dans ces circonstances, on pourrait effectuer des ajouts à la règle, afin qu’elle se lise ainsi : Sauf disposition contraire des présentes règles, les documents autres que l’acte introductif d’instance, n’ont pas à être signifiés à personne et peuvent être signifiés électroniquement. (italique ajouté) Point de discussion—La règle 138 devrait-elle être modifiée pour autoriser la signification électronique des documents qui n’ont pas à être signifiés à personne? Question no 3—Délivrance et dépôt de documents d) par dépôt électronique. Point de discussion— La règle 71 devrait-elle être modifiée pour prévoir la signification électronique de documents? Question no 4—Examen des dossiers Avec l’introduction des dossiers électroniques, la règle 26, qui porte sur l’examen des dossiers, pourrait devoir faire l’objet d’une révision. D’un côté, le public s’attend de plus en plus à avoir électroniquement accès aux dossiers des tribunaux, au même titre qu’ils ont accès à d’autres documents publics. D’un autre côté, la facilité accrue d’accès électronique aux dossiers des tribunaux peut éliminer les obstacles logistiques qui constituaient autrefois une protection rudimentaire des renseignements personnels. Aux États-Unis, le Service d’accès public aux dossiers électroniques des tribunaux (le PACER), un service électronique d’accès public, a été mis sur pied par l’organisation judiciaire fédérale pour permettre aux usagers d’obtenir des renseignements relatifs à une affaire ou à un dossier provenant des cours d’appel, des cours de district et des cours de faillites fédérales. À la question fréquemment posée [traduction] « Est-ce que toutes les informations relatives à un dossier sont accessibles au public? », on retrouve la réponse suivante sur le site Web du PACER (http://www.pacer.gov/) :
[traduction] Point de discussion—Comment la règle relative à l’examen des documents devrait-elle être modifiée pour prévoir la mise en mémoire des dossiers électroniques, afin d’en faciliter l’accès et de protéger les renseignements personnels Question no 5—Forme de présentation des documents Les Règles actuelles précisent la forme de présentation des documents sur papier. Par exemple, la règle 65 précise la présentation requise pour les documents préparés en vue d’être utilisés dans une instance devant les Cours fédérales, et les règles 343, 344 et 348 portent sur le dépôt et le contenu des dossiers d’appel. Avec l’introduction des documents électroniques, il faudrait que les Règles fixent des exigences précises quant aux documents électroniques. La Cour suprême du Canada a récemment publié des normes relatives aux documents qui lui sont présentés électroniquement. Ces normes sont jointes en annexe. Point de discussion—Les Règles devraient-elles prévoir des normes requises pour la forme de présentation de documents électroniques? Le cas échéant, devrait-on adopter les normes de la Cour suprême du Canada? Pour tout commentaire, veuillez nous envoyer un courriel ou nous écrire, au plus tard le 17 juin 2011, aux coordonnées suivantes : Mme Chantelle Bowers | ||||
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